In elk bedrijf melden medewerkers zich wel eens ziek door bijvoorbeeld de griep of verkoudheid. Dit noemen we kort verzuim. Wanneer een medewerker zich vaker ziek meldt, noemen we dat frequent verzuim. Dit vereist speciale aandacht van de werkgever om een effectief verzuimbeleid te handhaven. In deze blog wordt dieper ingegaan op het belang van het voeren van een verzuimgesprek en hoe dit bijdraagt aan een gezond werkklimaat binnen de organisatie.
Wanneer is verzuim frequent?
Als een werknemer zich vaker ziek meldt, is het belangrijk voor een organisatie om dit in de gaten te houden. Waar wat is ‘te vaak’ ziekmelden? Dit ligt niet wettelijk vast. Sommige werkgevers vinden 5 verzuimdagen per jaar geen probleem, terwijl een ander dit al te veel vindt. Frequent verzuim, of regelmatig verzuim, duidt vaak op een situatie waarin een medewerker zich drie keer of meer per jaar ziek meldt.
Het is belangrijk voor werkgevers om regelmatig verzuim serieus te nemen en de nodige stappen te ondernemen om de oorzaken te achterhalen en oplossingen te vinden. Als werkgever moet je weten hoe je met frequent verzuim om moet gaan. Het is namelijk mogelijk dat een onderliggend probleem de oorzaak is. Bovendien kan het je bedrijf veel geld kosten.
Frequent verzuim houdt in dat een medewerker zich meerdere keren per jaar ziek meldt.
In de wet is niet vastgesteld hoe vaak iemand per jaar ziek moet zijn om aan frequent verzuim te voldoen. In sommige gevallen kan frequent verzuim zelfs reden zijn voor ontslag.
Waarom zijn verzuimgesprekken belangrijk?
Om de waarde van verzuimgesprekken te begrijpen, duiken we eerst even in wat een verzuimgesprek nou precies is. Een verzuimgesprek is een gesprek over waarom iemand niet op werk kon komen door ziekte.
1. Kort frequent verzuim
Als iemand zich vaak een korte periode ziek meldt, dan noemen we dit kort frequent verzuim. Door een oogje in het zeil te houden op deze meldingen, kun je erachter komen of dit speelt. Als dat inderdaad het geval is, dan is het tijd voor een goed gesprek met je werknemer. Misschien voelt iemand zich niet op zijn of haar gemak in het team, in de functie of in het bedrijf. Natuurlijk kan er ook iets anders aan de hand zijn, maar door op tijd het gesprek aan te gaan, kun je langdurig verzuim wellicht voorkomen.
Verzuimgesprekken zijn belangrijk voor een effectief verzuimbeleid en zorgen voor een fijne werkplek. Zulke gesprekken zijn belangrijk om de volgende redenen:
2. Snelle re-integratie bevorderen
Het doel van een verzuimgesprek is om de werknemer zo snel mogelijk weer gezond en wel aan het werk te krijgen. Door te praten over wat er aan de hand is en wat mogelijke oplossingen zijn, bouw je aan een pad richting terugkeer. Heeft iemand bijvoorbeeld last van de rug? Dan kan het gesprek leiden tot aanpassingen aan de werkplek of wat bezoekjes aan de fysiotherapeut.
3. Achterliggende problemen achterhalen
Soms zit het probleem wat dieper, zoals persoonlijke problemen of stress op het werk. Een verzuimgesprek kan helpen dit naar boven te halen. Bijvoorbeeld, een te hoge werkdruk kan leiden tot veelvuldig hoofdpijn en verzuim. Door hierover te praten, kun je een plan maken om de werkdruk te verlagen.
4. Onterechte of onnodige ziekmeldingen voorkomen
Een open gesprek kan ervoor zorgen dat mensen zich niet zomaar ziek melden. Door duidelijk te zijn over wat de regels zijn rondom ziekmeldingen, voorkom je dat mensen zich zomaar ziek melden zonder duidelijke reden.
5. Toekomstig verzuim beperken
Door op tijd aan de bel te trekken, hou je toekomstig verzuim in bedwang. Als iemand bijvoorbeeld vaak verkouden is, kan een gesprek over een gezonde balans tussen werk en privé of betere hygiënemaatregelen helpen.
6. Op de hoogte blijven van de situatie van de werknemer
Het is belangrijk voor de werkgever om te weten hoe het gaat met de medewerkers. Als iemand bijvoorbeeld zorgt voor een ziek familielid, kan dat invloed hebben op het werk. Door hierover te praten, kun je steun en begrip bieden.
7. De werknemer blijft op de hoogte van de situatie binnen het bedrijf
Ook voor werknemers is het belangrijk om op de hoogte te blijven van wat er speelt binnen het bedrijf, zeker als ze afwezig zijn geweest. Tijdens een verzuimgesprek kan de werkgever belangrijke nieuwtjes delen over recente ontwikkelingen binnen het bedrijf of het team.
8. De drempel voor werknemer om na ziekte terug te keren verlagen
Een ondersteunend gesprek kan de drempel voor werknemer verlagen om na ziekte terug te komen naar werk. Door een warme en begripvolle houding aan te nemen, kan de werkgever de angst van de werknemer om terug te keren na een lange ziekteperiode verminderen.
Voorbereiding op een verzuimgesprek
Uiteraard moet je je voorbereiden op een verzuimgesprek. Deze voorbereidingen moeten zowel door werkgever als werknemer worden gedaan. Hier lees je hoe je dat het beste kunt doen.
Wat moet een werkgever weten?
Een werkgever moet goed voorbereid zijn op een verzuimgesprek. Dit houdt in dat hij of zij weet wat de ziektegeschiedenis van de werknemer is en wat de impact van het verzuim op het bedrijf is. Wat wil je bereiken met het gesprek? Verdiep je in de situatie en omstandigheden van je werknemer. We raden aan om ook een gesprek aan te gaan met de bedrijfsarts en HR.
Wat moet een werknemer weten?
Als werknemer moet je weten waar het gesprek over gaat en open zijn over je situatie. Onthoud dat jij een grote rol speelt in de oplossing. Geef aan wat je nodig hebt om minder vaak ziek te zijn. Uiteraard kun je als werkgever hierbij wel ondersteunen.
5 tips om een frequent verzuimgesprek te voeren
Hier zijn 5 tips om in je achterhoofd te houden bij een frequent verzuimgesprek.
#1 Alle feiten en gevolgen ter tafel brengen
Wees open over hoe vaak iemand ziek is geweest en wat dat betekent voor het bedrijf en het team. Zorg daarnaast dat je weet wanneer de medewerker zich ziek heeft gemeld en hoe lang iedere ziekmelding heeft geduurd.
#2 Oorzaken onderzoeken van het verzuim
Probeer te achterhalen waarom iemand vaak ziek is, en zoek samen naar oplossingen. Stel open vragen en wees oprecht geïnteresseerd in de werknemer zonder vooroordelen.
#3 Concreet actieplan maken
Maak samen een plan om toekomstig verzuim te voorkomen en de terugkeer naar het werk te bevorderen. Zet de afspraken op papier, zodat je er later op terug kunt komen.
#4 Communicatie tips
Wees empathisch, luister goed en zorg voor een open communicatiekanaal. Benoem niet hoe vaak de medewerker ziek is geweest. De medewerker is zich namelijk niet altijd bewust van zijn of haar gedrag. Je kunt bijvoorbeeld wel vragen: ‘hoe vaak denk je dat je ziek bent geweest in de afgelopen 365 dagen?’
Vat het gesprek samen, zodat alles duidelijk is. Vraag daarnaast door en zorg voor concrete antwoorden.
#5 Veel gemaakte fouten vermijden
Vermijd aannames, wees respectvol en zorg voor een positieve sfeer tijdens het gesprek. Durf ook even stil te zijn, zodat de ander kan nadenken.
In verband met de AVG mag je niet vragen naar de precieze oorzaak van het verzuim, maar je kunt wel vragen hoe iemand denkt over zijn of haar verzuim en of ze het nog naar hun zin hebben op het werk.
Door de tijd te nemen voor goede verzuimgesprekken, help je niet alleen je werknemers, maar ook je bedrijf. Het zorgt voor een fijnere werksfeer en een positieve cultuur op de werkvloer. En dat is goud waard voor de productiviteit en het plezier in het werk.